Kokouskäytänteet

Kokouskäytänteistä tärkein on valmistautua kokoukseen hyvissä ajoin etukäteen: lue esityslista liitteineen huolellisesti ja pohdi listalla olevia asioita, mielellään muiden opiskelijaedustajien kanssa.

Tehokkaaseen vaikuttamiseen kuuluu myös ns. lobbaaminen, joka tarkoittaa yhteistyötä, asioiden esittämistä ja ”myymistä” oikealla tavalla. Sinun on järkevää keskustella asioista myös hallintoelimen muiden jäsenten kanssa ja yrittää saada heidät näkemään asian samalla tavoin kuin sinä.

Esittelijät ovat sinua varten. Jos esityslistassa on epäselvyyksiä, tai sinulla on muuta kysyttävää tai huomautettavaa, käänny ennen kokousta esittelijöiden puoleen. Usein tämä on hallintopäällikkö tai koulutuspäällikkö. Ylioppilaskunnan tapauksessa kyseessä on yleensä pääsihteeri, asiantuntija tai ylioppilaskunnan hallitus. Esittelijöiden juttusilla kannattaa käydä muutoinkin, sillä heiltä irtoaa monesti tärkeitä tiedonmurusia valmisteilla olevista asioita.

Tässä on esitetty hyvin formaali kokouskulku. Monesti yliopiston toimielimissä ei kuitenkaan mennä täsmälleen kaavan mukaan. Tärkeintä on pitää huoli, että saat pitää pyytämäsi puheenvuorot, tekemäsi esitykset merkitään pöytäkirjaan ja pysyä kärryillä vähintään sen verran, että tiedät mitä olet päättämässä.

Kokouksen kulku

Kokouksessa on muutama asia jotka toistuvat kokouksesta toiseen yleensä seuraavassa järjestyksessä: kokouksen avaaminen, laillisuu- den ja päätösvaltaisuuden toteaminen, esityslistan hyväksyminen kokouksen työjärjestykseksi (ei yliopiston hallintoelimien kokouksissa), ilmoitusasiat, päätösasiat ja kokouksen päättäminen. Kokous jakaantuu pienempiin palasiin joita kutsutaan pykäliksi (§).

Esityslistalla on mainittu kaikki kokouksessa käsiteltävät asiat numeroidussa järjestyksessä, joka yleensä on myös asioiden käsittelyjärjestys.

Asioiden käsittely


Päätösasiapykälät käsitellään seuraavan kaavan mukaan:
1. Pykälän avaaminen
Puheenjohtaja avaa pykälän yleensä toteamalla: ”avaan kohdan/py-kälän x”

2. Asian esittely
Esittelijä kuvaa valmisteluprosessia ja kertoo perustelut päätösesitykselleen.

3. Yleiskeskustelu
Puheenjohtaja avaa asiasta yleiskeskustelun. Yleiskeskustelun aikana kehutaan esittelijän päätösesitystä yleisellä tasolla tai kritisoidaan sitä tai sen valmistelua tai tehdään kaikkia näitä. Yleiskeskustelun aikana on tehtävä myös mahdolliset koko asiakokonaisuutta koskevat vastaesitykset, esitykset asian pöydällepanosta, hylkäävät esitykset sekä vastaesitysten kannatukset.

Huom! Vain kannatetut esitykset pääsevät mukaan äänestykseen. Kannattaa sopia mahdollisista muutosesityksistä etukäteen opiskelijaedustajien kesken, jotta varmistat esityksellesi kannatuksen. Yhden opiskelijajäsenen toimielimissä hyvä valmistelu ja henkilökunnan edustajien kanssa keskustelu on todella keskeistä.

4. Yksityiskohtainen keskustelu
Keskustellaan tarkemmin esityksistä ja niiden sisällöistä. Esimerkiksi toiminta- ja taloussuunnitelmaa tehtäessä edetään yleensä kappale kerrallaan. Puheenjohtaja määrää käsittelyn yksityiskohtaisuuden. Yksityiskohtaisessa keskustelussa tehdään muutosesitykset ko. kohtaa käsiteltäessä, ja kehutaan yleensä sitä esitystä, jota kannattaa.

5. Keskustelun päättäminen
Puheenjohtaja päättää keskustelun ja toteaa kannatetut esitykset. (Mikäli ei ole muita esityksiä kuin päätösesitys, siirry kohtaan 8).
 
6. Äänestysmenettely
Puheenjohtaja tekee esityksen äänestystavasta ja äänestysjärjestyksestä. Monesti käytetään koeäänestyksenä kättennostoäänestystä kokouksen kulkua nopeuttamaan. Koeäänestys ei ole virallinen ja yksittäinen jäsen voi vaatia äänestyksen suorittamista. Äänestystapa riippuu käsiteltävästä asiasta. Yliopiston hallintoelimissä on käytössä parlamentaarinen ja kollegiaalinen äänestystapa. Parlamentaarisessa äänestyksessä äänestetään aina kahta ehdotusta vastakkain; kollegiaalisessa äänestetään kerralla kaikkien esitysten välillä.

Älä säikähdä jos puheenjohtaja pyytää sinua äänestämään ensimmäisenä – kollegiaalisessa äänestyksessä äänestetään monesti ns. virkaiän mukaan nuorimmasta vanhimpaan. Jos äänestysmenettely on sinulle yhtään epäselvä, tai koet että joku muu toimielimen jäsen on ymmärtänyt sen väärin, pyydä puheenjohtajaa selventämään.

7. Puheenjohtaja toteaa äänestystuloksen ja voittaneen esityksen
Tässä kohdassa voit jättää eriävän mielipiteen, jos et voi yhtyä päätökseen.

8. Pykälän päättäminen
Puheenjohtaja toteaa päätöksen ja päättää pykälän nuijan kopautuksella.

Yleisimmistä puheenvuoroista

1. Puheenvuoroa pyydetään yleensä kättä nostamalla. Huolehdi siitä, että puheenjohtaja huomioi puheenvuoropyyntösi ja kuittaa sen nyökkäämällä. Aloita puheenvuorosi kiittämällä puheenvuorosta, niin puheenjohtajallekin tulee hyvä mieli ja muu kokousväki huomaa kuunnella.

2. Repliikkipuheenvuoro on lyhyt vastauspuheenvuoro, joka ohittaa jonossa olevat puheenvuorot. Repliikkipuheenvuoro on käyttökelpoinen varsinkin, mikäli omaa puheenvuoroasi on tulkittu väärin ja haluat korjata väärinkäsityksen. Pyydä repliikkipuheenvuoroa kättä nostamalla ja mainitsemalla sana ”repliikki”.
                                                                                                                                                                 
Käytännössä riippuu aivan puheenjohtajan tyylistä huomioiko hän repliikkipuheenvuoropyyntöjä, vai pitääkö kaikki sanottava sanoa puheenvuoron kautta.

3. Työjärjestyspuheenvuoroa voit käyttää, jos sinulla on huomautettaa esimerkiksi työjärjestyksestä, asioiden käsittelytavasta, puheenjohtajan toiminnasta tai haluat pyytää esimerkiksi kokoustaukoa. Työjärjestyspuheenvuoro ohittaa repliikin tapaan muut jonossa olevat puheenvuorot.

Lisätietoja neuvottelutaidoista ja kokoustekniikasta löydät:

  • Huhtinen, P. 2002: Näkökulmia neuvotteluihin ja palavereihin. Puheviestintä, Tampere.
  • Kansanen, A. 2002: Neuvottelu- ja kokoustaito. WSOY, Helsinki.
  • Spangle, M. L. & Isenhart, M. W. 2003: Negotiation. Communication for Diverse Settings. Sage, Thousand Oaks, CA.
  • Tenhunen, M-L. & Tšokkinen, A. 1995: Viestijänä yhteisössä. Kokous- ja neuvottelutaito. WSOY, Helsinki.
  • Vanha-aho, P. & Mäkelä, K. 2007: Neuvottelutaidon opas. TJS opintokeskus, Helsinki.