Tietosuojailmoitus

Oulun yliopiston ylioppilaskunnan käsittelemät henkilötiedot jaetaan seuraaviin ryhmiin:

  • Opiskelijan tiedot opiskelijarekisteristä
  • Ylioppilaskunnan hallinnon järjestämisen yhteydessä kerättävät tiedot: Edustajisto, muut luottamustoimet, hallinnon opiskelijaedustajat ja työntekijät
  • Muu ylioppilaskunnan toiminta ja palvelut

Oulun yliopiston ylioppilaskunnan toiminnassa noudatetaan Lakia viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999) ja sen tuottama tai vastaanottama asiakirja on julkinen, ellei siihen kohdistu erityistä salassapitoperustetta. Asiakirjan julkiseksi tulemisesta säädetään mainitussa laissa.

Opiskelijan tiedot opiskelijarekisteristä

Oulun yliopiston ylioppilaskunta on yliopistolailla säädetty julkisoikeudellinen yhteisö, jonka jäseniä ovat kaikki Oulun yliopistossa perustutkintoa suorittavat opiskelijat. Ylioppilaskunta voi hyväksyä jäsenikseen myös muita yliopiston opiskelijoita. Muiden yliopiston opiskelijoiden jäsenperusteista on päätetty Oulun yliopiston ylioppilaskunnan hallituksen kokouksessa 8/2017. Yliopisto ylläpitää opiskelijarekisteriä, joka toimii edellä mainituin periaattein myös ylioppilaskunnan jäsenrekisterinä. Ylioppilaskunta käyttää erikseen yliopiston kanssa sovittavalla teknisellä yhteydellä opiskelijarekisteriä omien jäsentensä tietojen tarkistamiseen. Tietoja käsitellään ylioppilaskunnan jäsenyyteen liittyvissä asioissa jäsenyyden tarkastamiseen ja yhteydenpidon vuoksi. Tarkoituksena on lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen sekä palveluiden tehokkuus.

Käsittelyperuste

Tietojen käsittely perustuu EU:n tietosuoja-asetukseen (2016/679) tai kansallisen lainsäädännön kyseisessä asiassa sovellettavaan säännökseen sekä ylioppilaskunnan ja Oulun yliopiston väliseen sopimukseen tietojen luovuttamisesta ja käyttämisestä.

  • jäsenmaksun suorittaminen: YliopistoL (558/2009) 46 §
  • vaalikelpoisuuden tarkistaminen edustajiston vaaleissa sekä edustajistoon valittujen kohdalla edustajistokauden aikana: lakisääteinen velvoite: EU:n asetus 2016/679, 6 art. 1. c), YliopistoL (558/2009) 46.6 §, YliopistoA (770/2009) 4 §
  • suostumus: EU:n asetus 2016/679, 6 art. 1. a)
  • jäsenten merkitsemiseksi edustajistovaalien vaaliluetteloon (äänioikeus): lakisääteinen velvoite: EU:n asetus 2016/679, 6 art. 1. c), YliopistoL (558/2009) 46.6 §, YliopistoA (770/2009) 4 §
  • kelpoisuuden tarkistaminen edustaa opiskelijoita yliopiston hallinnon toimielimissä valittaessa sekä hallintokauden aikana: julkisen vallan käyttö: EU:n asetus 2016/679, 6 art. 1. e) lakisääteinen velvoite: 6 art. 1. c), YliopistoL (558/2009) 46.2 §
  • palveluiden tehokkuuden varmistamiseksi, kun jäsenille lähetetään tarvittaessa postitse opiskelijakortteja, Oulun ylioppilaslehti, huomionosoituksia, lakkimerkkejä, todistuksia työsuhteista tai luottamustoimista suostumus: EU:n asetus 2016/679, 6 art. 1. a) lakisääteinen velvoite: TyösopimusL (55/2001) 6 Luku 7 §, oikeutettu etu

Yhteyshenkilö

Oulun yliopiston ylioppilaskunnan pääsihteeri Aino-Kaisa Manninen (paasihteeri@nulloyy.fi, 040 523 1822)

Henkilötietoryhmät

Oulun yliopiston ylioppilaskunta käsittelee opiskelijarekisterin kautta seuraavia tietoja: nimi, osoite, syntymäaika, opiskelijanumero, puhelinnumero, student-tunnus, ylioppilaskunnan jäsenyys, tutkinto-oikeudet.

  • Tietojen alkuperä: Oulun yliopiston ylläpitämä opiskelijarekisteri, opiskelijan itsensä antamat tiedot
  • Säilytysaika: Ylioppilaskunta ei tallenna tietoja, ainoastaan käsittelee niitä.
  • Tietoja käsittelevät ylioppilaskunnan toimihenkilöt.

Pääsyoikeus, oikaisuoikeus, poistamisoikeus, rajoittamisoikeus, vastustamisoikeus

Kaikki tietojen oikaisuun tai poistamiseen liittyvät vaatimukset on osoitettava Oulun yliopistolle. Oulun yliopiston ylioppilaskunnan jäsenellä ei ole oikeutta vaatia tietojensa luovuttamisen rajoituksia Oulun yliopiston ylioppilaskunnalle.

Valitusoikeus valvontaviranomaiselle

Oulun yliopiston tietosuojavastaava (dpo@nulloulu.fi)

Henkilötietojen suojaamisen periaatteet

Oulun yliopiston ylioppilaskunta ei pääasiassa säilytä tietoja, vaan ainoastaan käsittelee niitä. Käsittely tapahtuu suojatulla yhteydellä Oulun yliopiston opiskelijarekisteriin. Tietoja voidaan tarvittaessa tallentaa lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi. 

Oulun yliopiston ylioppilaskunnan hallinnon järjestämisen yhteydessä kerättävät tiedot

1. Edustajisto

Käsittelyn tarkoitus

Edustajisto käyttää Oulun yliopiston ylioppilaskunnan ylintä päätösvaltaa. Edustajistoon ehdolla olevan Oulun yliopiston  ylioppilaskunnan jäsenen tietoja käytetään kaikille Oulun yliopiston ylioppilaskunnan jäsenille avoimien vaalien järjestämiseen. Vaalituloksen perusteella muodostetaan edustajisto varajäsenineen. Valitun edustajiston tietoja käytetään edustajiston ja sen edustajistoryhmien toiminnan järjestämisteen.

Käsittelyperuste

Tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan e) alakohta. Tietosuojalain 4.1 §:n 1 kohta. Yliopistolain 46.6 § ja yliopistoasetuksen 4 §. Ehdokkaan tai edustajiston jäsenen mahdollisen poliittisen mielipiteen osalta tietosuoja-asetuksen 9 artiklan 2 kohdan e) alakohta.

Yhteyshenkilö

Oulun yliopiston ylioppilaskunnan pääsihteeri Aino-Kaisa Manninen (paasihteeri@nulloyy.fi)

Henkilötietoryhmät

Nimi, vaaliliitto, syntymäaika, opiskelijanumero, tiedekunta, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite (student-tunnus). Edustajiston jäsenlistassa on tiedot vaalituloksesta ehdokkaittain ja vaaliliitoittain.

Henkilötietojen vastaanottajien ryhmät

Edustajistoon hakevien nimet, vaaliliitot ja tiedekunnat julkaistaan osoitteessa oyy.fi. Yhteystietoihin on pääsy vaalien järjestämiseen osallistuvilla. Edustajiston jäsenlista on julkaistu osoitteessa oyy.fi ja edustajiston kokoukset streamataan internetissä kaikkien nähtäville. Edustajiston jäsenten tietoja luovutetaan edustajistoryhmien käyttöön. Edustajiston toiminnassa noudatetaan julkisuuslakia.

Tietojen siirto kolmansiin maihin

Tietojen käsittelyyn voidaan käyttää järjestelmää tai pilvipalvelua, joka tallentaa tiedot EU:n ulkopuolelle. Mikäli tietoja siirretään Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, siirto edellyttää, että kyseisessä maassa taataan tietosuojan riittävä taso tai rekisterinpitäjä antaa sopimuslausekkein tai muulla tavoin riittävät takeet henkilöiden yksityisyyden ja oikeuksien suojasta tai rekisteröity on antanut yksiselitteisen suostumuksen siirtoon. Tietojen siirto Yhdysvaltoihin perustuu tietosuoja-asetuksen 45 artiklan mukaiseen komission päätökseen tietosuojan riittävästä tasosta ja ns. Privacy Shield -sopimukseen.

Tietojen poistamiseen suunnitellut määräajat

Tietoja säilytetään edustajiston kauden ajan. Ehdokasyhdistelmät, keskusvaalilautakunnan kokousten dokumentit ja edustajiston kokousten dokumentit arkistoidaan pysyvästi. Edustajiston kokouksien nauhoitteita internetissä säilytetään päätöksenteon avoimuuden vuoksi toistaiseksi.

2. Muut luottamushenkilöt

Käsittelyn tarkoitukset:

Oulun yliopiston ylioppilaskunnan itsehallintoon kuuluu oikeus päättää sisäisen hallinnon järjestämisestä parhaaksi katsotulla tavalla. Toimielinten kokoonpanoista päätettäessä kerätään henkilötietoja hallinnon järjestämiseksi.

Käsittelyperuste

Tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan e) alakohta. Tietosuojalain 4.1 §:n 1 kohta. Yliopistolain 46.6 §. Ehdokkaan tai edustajiston jäsenen mahdollisen poliittisen mielipiteen osalta tietosuoja-asetuksen 9 artiklan 2 kohdan e) alakohta.

Yhteyshenkilö

Oulun yliopiston ylioppilaskunnan pääsihteeri Aino-Kaisa Manninen (paasihteeri@nulloyy.fi)

Kuvaus rekisteröityjen ryhmistä ja henkilötietoryhmistä

Nimi, edustajistoryhmä (jos on), opiskelijanumero, tiedekunta, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite (student-tunnus), ruokavaliot. Osasta luottamustoimista maksetaan palkkioita. Näissä tapauksissa henkilöistä kerätään palkkion maksuun tarvittavat tiedot: pankkiyhteys, henkilötunnus, verokortti.

Henkilötietojen vastaanottajien ryhmät

Luottamustoimissa toimivien nimet ja sähköpostiosoitteet ovat nähtävillä osoitteessa oyy.fi ja halloped.fi. Muut tiedot ovat ylioppilaskunnan hallintoon osallistuvien käytettävissä.

Tietojen siirto kolmansiin maihin

Tietojen käsittelyyn voidaan käyttää järjestelmää tai pilvipalvelua, joka tallentaa tiedot EU:n ulkopuolelle. Mikäli tietoja siirretään Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, siirto edellyttää, että kyseisessä maassa taataan tietosuojan riittävä taso tai rekisterinpitäjä antaa sopimuslausekkein tai muulla tavoin riittävät takeet henkilöiden yksityisyyden ja oikeuksien suojasta tai rekisteröity on antanut yksiselitteisen suostumuksen siirtoon. Tietojen siirto Yhdysvaltoihin perustuu tietosuoja-asetuksen 45 artiklan mukaiseen komission päätökseen tietosuojan riittävästä tasosta ja ns. Privacy Shield -sopimukseen.

Tietojen poistamiseen suunnitellut määräajat

Tietoja säilytetään kussakin tapauksessa toimielimen kauden ajan, minkä jälkeen tuhotaan sellaiset tiedot, jotka eivät sisälly arkistoitavaan materiaaliin. Ylioppilaskunnan hallinnossa syntyvä dokumentaatio, sisältäen myös hallintoon osallistuneiden tietoja, arkistoidaan pysyvästi.

3. Hallinnon opiskelijaedustajat

Käsittelyn tarkoitukset:

Oulun yliopiston ylioppilaskunnan lakisääteisiin tehtäviin kuuluu opiskelijoiden edustajien nimeäminen Yliopistolain 3 luvussa tarkoitettuihin Oulun yliopiston toimielimiin. Opiskelijaedustajista päätettäessä kerätään henkilötietoja näiden henkilöiden nimeämiseksi ja yhteydenpidon järjestämiseksi. Julkista valtaa käyttävien toimielinten kohdalla sovelletaan tasa-arvolakia.

Käsittelyperuste

Tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan e) alakohta. Tietosuojalain 4.1 §:n 1 kohta. Yliopistolain 46.2 §.

Yhteyshenkilö

Oulun yliopiston ylioppilaskunnan pääsihteeri Aino-Kaisa Manninen (paasihteeri@nulloyy.fi)

Kuvaus rekisteröityjen ryhmistä ja henkilötietoryhmistä

Nimi, opiskelijanumero, tutkinnonsuoritusoikeudet, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite (student-tunnus).

Henkilötietojen vastaanottajien ryhmät:

Luottamustoimissa toimivien nimet ja  sähköpostiosoitteet ovat nähtävillä osoitteessa oyy.fi ja halloped.fi. Muut tiedot ovat ylioppilaskunnan hallintoon osallistuvien käytettävissä.

Tietojen siirto kolmansiin maihin:

Tietojen käsittelyyn voidaan käyttää järjestelmää tai pilvipalvelua, joka tallentaa tiedot EU:n ulkopuolelle. Mikäli tietoja siirretään Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, siirto edellyttää, että kyseisessä maassa taataan tietosuojan riittävä taso tai rekisterinpitäjä antaa sopimuslausekkein tai muulla tavoin riittävät takeet henkilöiden yksityisyyden ja oikeuksien suojasta tai rekisteröity on antanut yksiselitteisen suostumuksen siirtoon. Tietojen siirto Yhdysvaltoihin perustuu tietosuoja-asetuksen 45 artiklan mukaiseen komission päätökseen tietosuojan riittävästä tasosta ja ns. Privacy Shield -sopimukseen.

Tietojen poistamiseen suunnitellut määräajat

Tietoja säilytetään kussakin tapauksessa toimielimen kauden ajan, minkä jälkeen tuhotaan sellaiset tiedot, jotka eivät sisälly arkistoitavaan materiaaliin. Oulun yliopiston ylioppilaskunnan hallinnossa syntyvä dokumentaatio, sisältäen myös hallinnon opiskelijaedustajina toimineiden tietoja, arkistoidaan pysyvästi.

4. Työntekijät

Käsittelyn tarkoitukset:

Työsuhteisiin liittyvien velvoitteiden täyttämiseksi työntekijöistä kerätään ja säilytetään henkilötietoja.

Käsittelyperuste

Työsuhteisiin liittyvät lakisääteiset velvoitteet. Tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan b) ja c) alakohdat. Erityisten henkilötietoryhmien osalta 9 artiklan 2 kohdan b) alakohta.

Yhteyshenkilö

Oulun yliopiston ylioppilaskunnan pääsihteeri Aino-Kaisa Manninen (paasihteeri@nulloyy.fi)

Kuvaus rekisteröityjen ryhmistä ja henkilötietoryhmistä

Nimi, henkilötunnus, osoite, sähköposti, puhelinnumero, ammattiliittoon kuuluminen (jos jäsenmaksu maksetaan palkanmaksun yhteydessä), ruokavaliot, työaikakirjanpito, sairaslomat, pankkiyhteys, verokortti.

Henkilötietojen vastaanottajien ryhmät:

Työntekijöiden nimet ja kuvat ovat nähtävillä osoitteessa oyy.fi hallinnon avoimuuden vuoksi. Muut tiedot ovat työnantajan edustajien ja taloushallinnon käytettävissä.

Tietojen siirto kolmansiin maihin:

Tietojen käsittelyyn voidaan käyttää järjestelmää tai pilvipalvelua, joka tallentaa tiedot EU:n ulkopuolelle. Mikäli tietoja siirretään Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, siirto edellyttää, että kyseisessä maassa taataan tietosuojan riittävä taso tai rekisterinpitäjä antaa sopimuslausekkein tai muulla tavoin riittävät takeet henkilöiden yksityisyyden ja oikeuksien suojasta tai rekisteröity on antanut yksiselitteisen suostumuksen siirtoon. Tietojen siirto Yhdysvaltoihin perustuu tietosuoja-asetuksen 45 artiklan mukaiseen komission päätökseen tietosuojan riittävästä tasosta ja ns. Privacy Shield -sopimukseen.

Tietojen poistamiseen suunnitellut määräajat

Tietoja säilytetään lainsäädännön määräämän ajan, minkä jälkeen tuhotaan sellaiset tiedot, jotka eivät sisälly arkistoitavaan materiaaliin. Oulun yliopiston ylioppilaskunnan työntekijöinä toimineista jää merkintä ylioppilaskunnan arkistoitavaan materiaaliin.

Muu ylioppilaskunnan toiminta ja palvelut

Käsittelyn tarkoitus

Oulun yliopiston ylioppilaskunta järjestää tapahtumia ja muuta vapaamuotoista toimintaa, vuokraa tiloja ja tavaroita sekä antaa neuvontaa, pitää yhteyttä opiskelijayhdistyksiin ja omiin alumneihinsa, solmii sopimuksia, laatii kyselyitä, ylläpitää sähköpostilistoja ja palkitsee ansioituneita opiskelijoita ja opetushenkilökuntaa. Näiden toimintojen yhteydessä kerättyjä tietoja käytetään käytännön järjestelyjen mahdollisimman tarkoituksenmukaiseksi toteuttamiseksi ja palvelujen tarjoamiseksi.

Käsittelyperusteet kootusti

Suostumus: EU:n asetus 2016/679, 6 art. 1. a)

Sopimus: EU:n asetus 2016/679, 6 art. 1. b)

Ylioppilaskunnan oikeutettu etu: EU:n asetus 2016/679, 6 art. 1. f)

Henkilötietoryhmät

Ylioppilaskunnan vapaamuotoisessa toiminnassa kerätään tapauskohtaisesti tietoja, jotka ovat tarpeellisia toiminnan kannalta.

  • Tietojen alkuperä: Henkilöltä itseltään
  • Säilytysaika: Tapahtuman tai toiminnan päättymiseen tai esimerkiksi mahdollisen osallistujan maksusuorituksen varmistumiseen saakka.
  • Mahdolliset vastaanottajat: Tapahtuman järjestävät toimijat, tarpeellinen hallintohenkilökunta
  • Mahdolliset siirrot kolmansiin maihin: Tietoja voidaan tallentaa tai siirtää kolmansiin maihin teknisellä välineellä tarkoituksenmukaisuuden vuoksi.
  • Julkisuus tai salassapito: Ylioppilaskunnan keräämät tiedot ovat julkisia, ellei niihin kohdistu erityistä salassapitoperustetta.

Käsittelyperusteet ja henkilötietoryhmät

Järjestötiedot: järjestöjen vastuuhenkilöiden tietoja

Peruste: 6 art 1k d) ja e)

Tiedot: järjestön hallituksen puheenjohtajan nimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero. Kerätään myös järjestön sähköpostiosoite ja katu-/postiosoite, jotka voivat olla samat kuin puheenjohtajan tai muun hallituksen jäsenen. Lisäksi kerätään hallituksen jäsenten nimet ja sähköpostiosoitteet. 

Tapahtumatiedot: osallistujatiedot (koulutuksista ja muista tapahtumista, joista ei peritä maksua. Maksullisissa alla oleva kohta sopimuskumppaneista)

Peruste: 6 art 1k a), allergiatietojen osalta 9 art 2k a)

Tiedot: nimen lisäksi puhelinnumero, sähköpostiosoite, mahdollinen järjestö, ruokavaliot, allergiat ja koulutusala.

Tiedot yhteistyökumppaneista/sopimuskumppaneista: sekä käsittelytoimet että oma lainaustoiminta, omat yhteistyökumppanit

Peruste: 6 art 1k b) , allergiatietojen osalta 9 art 2k a)

Tiedot: yhteyshenkilön nimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero. Tapahtumissa myös ruokavaliot, järjestö tai yritys, asema järjestössä tai yrityksessä ja allergiat, joissain tilanteissa henkilötunnus.

Palkitsemiset: Ylioppilaskunnan huomionosoitukset

Peruste: 6 art 1k e)

Tiedot: ehdotettavan henkilön tietoja sekä esittäjien tietoja, jotta heihin voidaan olla yhteydessä. Huomionosoitusten saajiksi ehdotettujen nimet, sähköpostiosoitteet, puhelinnumerot, koulutusala, mahdollinen järjestö ja esittäjän perustelut huomionosoitukselle ja esittäjän yhteystiedot. Aiempina vuosina palkitut merkitään yhteiseen tiedostoon, jolloin tietokanta laajenee joka vuosi.

Alumnirekisteri

Peruste: 6 art 1k a)

Tiedot: Nimi, sähköpostiosoite, toimintavuosi ja aiemmat tehtävät Oulun yliopiston ylioppilaskunnassa.

Sähköpostilistat

Peruste: 6 art 1k a)

Tiedot: sähköpostiosoite ja nimi (nimen antaminen ei ole pakollista ja tämä mainitaan lomakkeella). Lisäksi luodaan salasana ja valitaan kieli.

Kyselyissä annetut tiedot

Peruste: 6 art 1k a)

Tiedot: nimi (vapaaehtoisesti), puhelinnumero ja sähköpostiosoite.

Pääsyoikeus, oikaisuoikeus, poistamisoikeus, rajoittamisoikeus, vastustamisoikeus

Oulun yliopiston ylioppilaskunnan muuhun toimintaan osallistuvalla on oikeus saada itselleen hänestä kerätyt tiedot sekä oikaista niissä mahdollisesti ilmenevät virheet. Tietoja ei voi vaatia poistettavaksi tai niiden käsittelyä rajoitettavaksi niin kauan kuin toiminta kestää ilman, että henkilö samalla luopuu oikeudestaan saada kyseinen palvelu, tuote tai oikeus. Tässäkin tapauksessa kaikki kyseisen henkilön tuohon ajankohtaan mennessä syntyneet sitoumukset pysyvät.

Tietojen siirto kolmansiin maihin

Tietojen käsittelyyn voidaan käyttää järjestelmää tai pilvipalvelua, joka tallentaa tiedot EU:n ulkopuolelle. Mikäli tietoja siirretään Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, siirto edellyttää, että kyseisessä maassa taataan tietosuojan riittävä taso tai rekisterinpitäjä antaa sopimuslausekkein tai muulla tavoin riittävät takeet henkilöiden yksityisyyden ja oikeuksien suojasta tai rekisteröity on antanut yksiselitteisen suostumuksen siirtoon. Tietojen siirto Yhdysvaltoihin perustuu tietosuoja-asetuksen 45 artiklan mukaiseen komission päätökseen tietosuojan riittävästä tasosta ja ns. Privacy Shield -sopimukseen.

Tietojen poistamiseen suunnitellut määräajat

Tietoja säilytetään kussakin tapauksessa sen ajan kuin on tarpeen palvelun tai toiminnan suorittamiseksi, minkä jälkeen tuhotaan sellaiset tiedot, jotka eivät sisälly arkistoitavaan materiaaliin. Ylioppilaskunnan hallinnossa syntyvä dokumentaatio arkistoidaan pysyvästi.

Yhteyshenkilö

Ylioppilaskunnan pääsihteeri Aino-Kaisa Manninen (paasihteeri@nulloyy.fi)

Henkilötietojen suojaamisen periaatteet

Henkilötietoja voidaan kerätä henkilön suostumuksella millä tahansa välineillä. Kerättyjä tietoja kuitenkin käsitellään, siirretään ja tallennetaan ainoastaan alkuperäistä keräysmenetelmää vastaavilla tai suojatummilla välineillä.