Yhdistyksen toimintaa ohjaavat säännöt
Ylin yhdistyksen toimintaa ohjaava säännöstö on Suomen yhdistyslaki. Yhdistyslaissa määrätään muun muassa yhdistyksen kokouksista, jäsenyydestä ja lakkauttamisesta. Jokaisen yhdistyksen hallituksessa toimivan kannattaakin siis lukea yhdistyslaki ainakin kertaalleen läpi. Lisäksi jokaisella yhdistyksellä on oltava säännöt, joissa voidaan määrätä tarkemmin näistä asioista sekä esimerkiksi hallituksen toiminnasta.
Sääntöjen tehtävänä on lähtökohtaisesti mahdollistaa yhdistyksen toiminta, ei rajoittaa sitä liikaa. Tämä kannattaa siis muistaa sääntöjä uudistettaessa. Jos säännöt hankaloittavat toimintaa liialti eikä muuta perustetta kyseiselle sääntömuotoilulle oikeastaan ole, voi sääntöjä muuttaa. Sääntöjen muuttaminen on monesti pitempi prosessi, mutta sitä ei kannata pelätä. Yhdistykset muuttuvat yhteiskunnan mukana, joten yhdistyksen sääntöjä on myös muutettava uudenlaisen toiminnan mahdollistamiseksi. Päivitetyt säännöt on hyväksytettävä PRH:lla ja lähetettävä sinne yhdistysrekisteriin arkistoitavaksi. Jos säännöt myöhemmin katoavat, voi ne tilata maksua vastaan PRH:n yhdistysrekisterin arkistosta.
Toimintatavat
Yhdistyksen toimintaan vaikuttavat myös yleiset yhdistystoiminnan toimintatavat sekä itse yhdistyksen vakiintuneet toimintatavat. Nämä ovat monesti niin sanottuja kirjoittamattomia sääntöjä. Jokaisessa yhdistyksessä niitä kannattaa kirjata ylös ja kouluttaa uusia yhdistystoimijoita näiden osalta. Lisää tietoa vakiintuneista toimintatavoista saa esimerkiksi OYY:n Aktiiviklubin koulutuksista sekä teoksesta Yhdistystoiminnan käsikirja (kirjoittaja Kari Loimu). Teoksen voi lainata esimerkiksi yliopiston kirjastosta.
Hallituksen vastuut
Yhdistyksen hallitus on vastuussa yhdistyksen päivittäisestä toiminnasta. Hallitus on yhteisesti vastuussa tekemistään päätöksistä. Sen tehtävänä on toteuttaa yhdistyksen toimintaa yhdistyksen kokouksessa hyväksyttyjen toimintasuunnitelman ja budjetin mukaisesti. Hallituksen jäsenille jaetaan usein tiettyjä vastuita, joista hallituksen puheenjohtajisto, sihteeri ja rahastonhoitaja ovat yleensä sääntömääräisiä. Hallituksen jäsenen tehtävänkuva riippuu tehtävästä, ja eri yhdistyksillä voi olla erilaisia toimintatapoja. Tässä on kuitenkin lueteltuna kaikista yleisimpiä vastuita.
Puheenjohtajisto
- Hallituksen toiminnan johtaminen
- Hallituksen kokousten valmistelu
- Yhdistyksen edustaminen
Sihteeri
- Hallituksen kokousten pöytäkirjojen laatiminen ja allekirjoitusten hankkiminen
- Hallituksen kokousten esityslistan laatiminen yhdessä puheenjohtajiston kanssa
Rahastonhoitaja
- Yhdistyksen rahaliikenteen hoitaminen
- Budjetin seuraaminen
- Yhdistyksen tilinpäätöksen tekeminen